El Servicio de outsourcing de impresión ya sea para Equipos Nuevos o Usados, es una actividad que ha venido creciendo en el ámbito empresarial como una medida de tercerizar una actividad que no es estratégica o crítica, pero que distrae mucho a los intereses y objetivos principales de la empresa.
En un Servicio de outsourcing de impresión, la empresa tercerizadora provee de equipos, suministros, servicio de mantenimiento preventivo, servicio de mantenimiento correctivo, repuestos, atención de incidencias, equipos de backup, un gestor de la cuenta y en algunos casos otros elementos como: el papel, técnico in situ, operadores in situ, software de gestión, entre otros.
Lo usual es que este servicio se entregue en un período entre 24 a 36 meses, por las siguientes razones: menos de 24 meses, suele ser mucho más costoso, pues no se saca el provecho a la vida útil del equipo y más de 36 meses podría generar un impacto negativo, pues el número de incidentes se puede disparar, producto que el equipo está llegando a su límite de vida útil.
Sin embargo, hay muchas empresas que desean tomar el servicio de outsourcing de impresión por períodos menores: 6 meses, 12 meses, 18 meses, por diversas razones (probar el servicio, reducir costos, porque el proyecto así lo amerita, etc.), entonces nace la alternativa del outsourcing de impresión con equipos usados o seminuevos.
La realidad del servicio en las empresas
Muchas empresas dedicadas al servicio de outsourcing de impresión, compran equipos para diversos proyectos y se quedan a menudo con equipos con poco uso. Ejemplo: los equipos que adquieren para backup, a menudo son utilizado tan sólo para atender incidentes y luego de 2 ó 3 años, se tienen equipos cuasi-nuevos. Otro caso son los equipos que son utilizados para hacer las demostraciones, normalmente tienen poco uso. Finalmente están los casos de compañías o instituciones muy grandes que designaron equipos a áreas o gerencias donde los volúmenes de impresión fueron extremadamente bajos, y a cabo del termino del contrato, dichos equipos salen con contómetros bajísimos.
Entonces, las empresas que brindan el servicio de outsourcing de impresión, suelen hoy ofrecer el servicio con equipos de segundo uso, o seminuevos, o remanufacturados, y según sea el caso, las condiciones económicas pueden variar sustancialmente.
Ventajas y recomendaciones
La ventaja principal, es la económica y funciona mucho mejor para aquellas empresas cuyos volúmenes de impresión son bajos o regulares, en donde el tener equipos seminuevos o usados no afecta la operación o la continuidad operativa del negocio. Es usual que, en empresas con volúmenes bajos, el sentimiento de urgencia no sea tan alto y puede ser más tolerante la aceptación de algún incidente.
No es recomendable tomar esta modalidad de servicio de outsourcing de impresión a aquellas empresas cuyos volúmenes de impresión son muy altos o donde el servicio de impresión, copia o escaneo son actividades criticas para el negocio, pues como es entendible, la probabilidad de que se presenten incidentes es mayor en equipos de segundo uso.
Existen ya algunas opciones mixtas, con equipos nuevos para las áreas más críticas y equipos de segundo uso o seminuevos para áreas menos complejas.
CONCLUSIÓN
- Cada empresa debería evaluar los objetivos principales que esperan de un servicio de outsourcing de impresión y qué objetivo se está buscando. Eficiencia, Efectividad, Productividad, Ahorro, Mejoras en procesos, Mejoras en su atención al cliente, etc.
- Evaluar si para el Servicio de Outsourcing de impresión que desean contratar, pueden lograr sus objetivos planteados, con equipos nuevos o con equipos seminuevos o con un mix de ambos. Para ello, será importante conocer las necesidades de cada área de la empresa.
- Preparar los Términos de Referencia para el servicio de Outsourcing de Impresión que desean contratar con las características del servicio, en donde definan los tipos de equipos y la condición de los mismos.
