Las empresas hoy más que nunca se han visto obligadas a pasar a un mundo digital y con ello la necesidad de transformar digitalmente todos sus documentos físicos. Los siguientes son los 07 principales beneficios de un servicio de digitalización de documentos:
1. Ayuda el trabajo colaborativo
Al digitalizar los documentos, estos podrán ser compartidos y facilitar el trabajo colaborativo entre personal de diferentes áreas. El escaneo de documentos y su almacenamiento en repositorios en los servidores de la empresa o en repositorios en la nube permitirán compartir información que hará más eficiente y efectivo el trabajo de los colaboradores.
2. Ahorro de espacio
El escaneo de documentos permitirá reducir los cientos o miles de archivadores de documentos que hoy ocupan mucho espacio y llevarlos a un servidor o repositorio digital. Esto se traducirá en ahorro de dinero.
3. Seguridad de la información
Proteger documentación crítica o sensible será mucho más sencillo, si se encuentra digitalizada que hacerlo cuando está de forma física. Cambiar cajas de seguridad por documentos cifrados y almacenados en la nube con contraseñas puede ser inclusive mucho más económica.
4. Ahorro de tiempo
Contratar un servicio de digitalización de documentos que realice el escaneo con los índices adecuados o con OCR, permitirá la búsqueda futura de dicho documento de forma muy ágil, lo cual ahorrará muchísimo tiempo a los colaboradores que hoy lo hacen físicamente.
5. Mejora el Servicio al cliente
El envío físico de facturas, guías, contratos o informes a clientes externos; o el envío de contratos o boletas de pago a los trabajadores de la empresa pueden ser procesos engorrosos y costosos; y más crítico aun cuando se encuentran muy lejos. El envío de estos documentos de forma digital permite mayor rapidez, más eficiencia, menos costos y más seguridad, todos beneficios tangibles para el cliente.
6. Protección ante desastres
Las consecuencias de un incendio, inundación, terremoto o cualquier otro desastre natural pueden ser fatales si la información se encuentra de forma física. Sin embargo, el tenerla de forma digital puede permitir protegerla en algún repositorio en la nube ante desastres inesperados.
7. Ayuda al Medio Ambiente
El generar la cultura de digitalización de documentos ayuda a imprimir o fotocopiar menos documentos, pues se comparten de forma digital, ya no de forma física. Esto ayuda a reducir el uso de papel, a que se talen menos árboles y que se proteja el medio ambiente.
