A continuación indicaremos cuáles son los beneficios de cambiar de una gestión propia de los dispositivos de impresión de una empresa a un servicio tercerizado con una empresa experta en lo que se usualmente se denomina: Servicio Gestionado de Impresión o Outsourcing de Impresión.
1. Analizar tus necesidades de impresión
Si bien es cierto, el área de sistemas puede analizar las impresiones que se hacen en las impresoras de la empresa, deberíamos preguntar, si es esa una labor que ellos deberían realizar, o si el tiempo que utilizarían para esta labor estaría bien invertido. Un proveedor de outsourcing de impresión tiene las herramientas y la experiencia para consolidar toda la información necesaria y útil para la empresa y mostrar cuánto imprime/copia/escanea/faxea cada área, cada usuario y cuáles son los costos involucrados.
2. Reducir impresoras personales o de equipos de una sola función
Uno de los objetivos de una empresa de outsourcing de impresión es evaluar el parque de impresoras y validar la real necesidad de mantener o no las impresoras personales o las de una sola función. Las impresoras personales usualmente están conectadas a un solo usuario, no poseen conexión a red y son subutilizadas, además de ser muy pobre el control sobre ellas. En el caso de los equipos de una sola función, tenemos los que sólo son impresoras y aquellas que sólo funcionan como fotocopiadora. Muchos de estos dos tipos de equipos terminan quedándose en las empresas por muchos años y suelen ser un problema por la falta de suministros. Hoy, el recurrir a los equipos multifunción centralizados por área, ayudan a consolidar los dispositivos y generan muchas eficiencias.
3. Precisar el lugar de cada impresora
La distribución adecuada y precisa de impresoras en las oficinas que contemple la distancia apropiada que deba caminar cada persona como máximo para alcanzar sus impresiones/copias o realizar sus escaneos es un detalle que las empresas de outsourcing de impresión manejan con gran expertisse. El no tomar en cuenta este detalle, podría generar muchas pérdidas de horas de trabajo del personal buscando una impresora donde obtener su trabajo de impresión.
4. Reemplazar dispositivos ineficientes
Frecuentemente las empresas mantienen equipos de impresión por muchos años sin darse cuenta de las ineficiencias que se generan al ser más lentas, al usar consumibles más costosos o al no proveer de funciones necesarias hoy en día para ser más efectivos en el negocio. Las empresas de Outsourcing de impresión proveerán dispositivos idóneos para cada área en función del número de usuarios, de las prestaciones necesarias y del presupuesto preciso a las necesidades de la empresa.
5. Conseguir Reposición automática de suministros
Eliminar el proceso burocrático y costoso de reposición de un suministro que además muchas veces era inoportuno, totalmente reactivo y que demandaba tiempo y recursos de diversas áreas, será uno de los beneficios que se obtengan con un Outsourcing de impresión, quienes tendrán monitoreados todos los dispositivos y responderán de forma proactiva cuando el equipo lance una alerta que se encuentra en un nivel específico, enviando de forma automática el suministro para que sea cambiado en el momento preciso. Esto permitirá mejorar la productividad de los empleados y eliminar los casos de equipos parados por falta de suministros.
6. Predictibilidad de los presupuestos
A través de un servicio de Outsourcing de Impresión la empresa sabrá de manera casi precisa lo que gastará mensualmente en los servicios de impresión de documentos. No habrá sorpresas por gastos inesperados por reparación de un equipo o por mantenimiento preventivo trimestral de toda la flota. Usualmente a través de un outsourcing de impresión, las empresas pagarán un monto fijo por la bolsa de impresión promedio que consumen. Esto ayuda mucho para temas presupuestales y de proyecciones económicas.
7. Capacitación de empleados en nuevas tecnologías
Cambiar a dispositivos de última generación, provocan el desafío para el área de TI, para entender su funcionamiento, implementación, configuración y asistencia a los usuarios. Además, el reto de tener que explicar a los usuarios el manejo de los dispositivos. Las empresas de Outsourcing de impresión se encargarán de la instalación, configuración personalizada para los usuarios y la capacitación tanto a los usuarios como a los integrantes del área de TI. Asimismo, brindarán soporte durante el período contractual ante problemas con los dispositivos.
8. Gestión de Impresión Remota
Los dispositivos de impresión actuales permiten realizar una serie de opciones remotas que aumentan la productividad de los usuarios. Un ejemplo de ello es la impresión móvil que permite a los usuarios imprimir de forma remota desde su smarthphone. Otro ejemplo es el vínculo que se puede generar entre la impresora multifuncional y los repositorios en la nube, permitiendo a los usuarios imprimir un archivo directamente desde su repositorio en la nube o escanear un documento y almacenarlo directamente a la nube.
CONCLUSIÓN
Los servicios de Outsourcing de Impresión se pueden ajustar al tamaño de las empresas, y a las necesidades de las mismas. Empresas muy intensivas en impresión de documentos, empresas con alto nivel de diversificación geográfica, empresas con demandas de impresión a color, con alto nivel de escaneo o digitalización de documentos, empresas con necesidades de mayores niveles de productividad, todas ellas tendrán opciones amplias en los servicios entregados por empresas de Outsourcing de Impresión.
Los objetivos de una empresa de Outsourcing de impresión serán: Reducción de costos, que la empresa se concentre en el core de su negocio y sus usuarios puedan elevar su productividad y que el departamento de TI se concentre en prioridades ajustadas a la actividad principal de la empresa.
