ANTECEDENTES
El 2020 marcará un hito en el mundo como consecuencia de la Pandemia del Covid-19, pero también lo hará en el mundo de los negocios, pues muchas empresas cambiaron sus actividades al home office o teletrabajo, y hoy se ha convertido en una forma de trabajo necesaria, en algunos casos única, y que continuará por mucho tiempo, si acaso no queda de forma perenne, y con ello, el desafío que implica gestionar documentos que deben ser firmados como conformidad del contenido del mismo.
SITUACIÓN ACTUAL – PROBLEMA
Un contrato sin firma será una simple hoja de papel sin valor legal alguno y no podremos decir que el acuerdo se ha cerrado hasta que las partes hayan firmado el contrato. Hoy, esto demanda un proceso muy complejo, pues además de gestar el documento, éste se tiene que transportar por varias locaciones hasta que quede completado todo el proceso con las firmas estampadas de ambas partes.
Ejemplo: El área legal de mi empresa prepara el contrato, imprime el documento y lo envía a la(s) persona(s) que debe(n) firmar el documento (representantes legales de la empresa), para su revisión. Si acaso existiera algún cambio, el documento retornará al área legal, para realizar los cambios y nuevamente retornará para su firma. Luego lo trasladan a las otras partes involucradas (cliente, proveedor, colaborador) para que pueda realizar la firma correspondiente y pueda devolver el documento debidamente firmado y que cada uno quede con una copia del documento.
SOLUCIÓN
Una solución al problema planteado sería el uso de firmas digitales, que se definen principalmente como firmas electrónicas que usando criptografía pueden identificar al signatario, usando un certificado digital. De esta manera se puede garantizar que el documento es auténtico y que ha sido firmado por la persona que registró su firma digital en el documento. Además, la firma digital tendrá la misma validez legal que si usáramos la firma manuscrita.
CONCLUSIÓN
La conclusión de este análisis es que para realizar el teletrabajo o home office de forma eficiente será necesario contemplar la implementación de firmas digitales para ayudar a validar los acuerdos entre partes interesadas. Algunos Ejemplos donde se podrá hacer relevante el uso de la firma digital:
- Contratos con clientes,
- Contratos con proveedores,
- Contratos con Partners,
- Contratos con personal de la empresa,
- Boletas de pago,
- Cartas formales a entidades, entre otros.
Imaginen todo el tiempo y recursos que se podrán ahorrar si se usará la firma digital.
