Uno de los grandes desafíos en la actualidad es buscar REDUCIR COSTOS y generar MAYOR PRODUCTIVIDAD, por ello, las empresas están recurriendo a los Servicios de Outsourcing de impresión para minimizar el dolor de cabeza de gestionar un entorno de impresión complejo y costoso.

Algunos aspectos que ayudarán a impactar en la reducción de costos, tanto financieros como ambientales, reducir las tareas del área de TI y Logística y mejorar la productividad del usuario son:

1. La consolidación de dispositivos

Realmente necesitas tener 2 ó 3 equipos de impresión, copia o escaneo en un área en particular o podrías consolidar todo en un solo dispositivo Multifuncional con las capacidades para atender a todos los usuarios de dicha área.

2. La optimización de hardware y software

Solicitar equipos y aplicaciones sin haber hecho un análisis de lo que realmente necesitarás podrá llevar a elegir equipos que pueden ser demasiado para lo que realmente se necesita o en algunos casos a tener equipos que no incluyen aspectos útiles y necesarios para u área específica.

El ejemplo usual es pedir equipos de alta velocidad cuando lo que se procesa no lo justifica y esto puede provocar tener una propuesta más costosa. También podemos mencionar el caso de no evaluar aplicaciones de control o gestión que podrían ayudar a hacer la labor de los usuarios más productiva.

3. El monitoreo continuo

Saber que el servicio que tomaremos nos ofrecerá un monitoreo continuo de los equipos, del nivel de los suministros, de las incidencias y/o requerimientos que se puedan presentar y que puedan ser atendidas de forma proactiva será clave para asegurar que la empresa podrá enfocarse en las actividades core del negocio.

4. La especialización de la empresa tercerizadora

Será muy importante buscar a una empresa que se dedica al Outsourcing de impresión o que es una de sus líneas importantes. En el mercado es usual encontrar múltiples empresas multifacéticas, que hacen de todo y al no ser especialista no responderán a las expectativas de la empresa, especialmente para situaciones críticas.

5. Su experiencia en el mercado

Como en cualquier otra actividad, la experiencia traducida como el número de contratos que tenga la empresa, el número de equipos colocados, el número de técnicos que posee, el respaldo de fabricantes, la solidez financiera y operativa de la empresa, ayudará a elegir a un buen potencial proveedor de un servicio con el que se convivirá durante los siguientes 24 ó 36 meses.

El Outsourcing de Impresión se está extendiendo más allá del entorno de impresión empresarial para abordar los requisitos de los trabajadores móviles y remotos, además de abarcar la infraestructura de TI y las necesidades de automatización de procesos comerciales.

Otros puntos a evaluar deberían ser:

6. El alcance del servicio

Algunos proveedores sólo ofrecen el servicio en Lima Metropolitana, sin embargo, existen otros que ofrecen el servicio a nivel nacional y esto puede ayudar a la empresa contratante a liberarse de un dolor de cabeza que podría significar atender el servicio a lo largo de sus oficinas descentralizadas que posee al interior del país. El alcance de no sólo ofrecer el servicio con un único tipo de equipo, sino poder considerar la tercerización de toda la plataforma de equipos de impresión (matricial, tinta, láser) o de diferentes tipos de dispositivos (equipos de impresión, multifuncional, plotter´s, escáneres, etc.)

7. La flexibilidad

Para agregar nuevos servicios, aprovechar las capacidades de los equipos multifuncionales, la integración de los servicios con los gestores documentales. Algunos proveedores pueden inclusive ampliar la flexibilidad de poder añadir nuevos equipos por crecimiento de la empresa. Nuevas locaciones, nuevas prestaciones y la flexibilidad de poder añadirlos pueden hacer la diferencia. Hoy ante el cambio de modalidad a teletrabajo o forma mixta, algunas empresas necesitan que el servicio sea trasladado a los domicilios de los trabajadores que laborarán desde casa.

8. Los Acuerdos de Niveles de Servicio

La inclusión de Acuerdos de Niveles de Servicio (SLA´s) que se ajusten a sus necesidades y que puedan garantizar la continuidad operativa o minimizas las paradas de operación.

Usualmente se contemplan 3 SLA´s como mínimo: Tiempo de respuesta, Tiempo de Reparación, Tiempo para el cambio de Equipo de Backup.

Las herramientas tecnológicas que utilicen los proveedores de servicios de outsourcing que mejoren el alcance de los Acuerdos de Niveles de Servicio podrían ser de gran importancia en el momento de la elección.

9. La Mejora Continua del Servicio.

El recibir nuevos reportes, mejoras en los SLA´s, mayor flexibilidad ante los cambios de las nuevas realidades de trabajo, nuevas aplicaciones que mejoren la productividad de los usuarios. Asimismo, un análisis proactivo de la información que permita evaluar potenciales problemas o plantear soluciones de ahorros, son algo que se esperaría en la mejora continua del servicio y mucho más

CONCLUSIÓN:

Una evaluación consciente por parte de las empresas al elegir a la compañía que le dará el servicio de outsourcing de impresión por los siguientes 24 o 36 meses puede hacer una gran diferencia, por lo que sugiero tomar muy en cuenta los consejos indicados en este artículo.